Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych obywateli Ukrainy w związku z nadaniem numeru PESEL oraz prowadzeniem przez ministra właściwego ds. informatyzacji rejestru obywateli Ukrainy

written by Jagoda Zydorek | 7 marca 2023

Mimo że Ukraina leży poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) i nie stosuje się w niej Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), wobec każdej osoby, która przekracza granicę polską, stosowane są polskie i europejskie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Zapoznaj się z klauzulą informacyjną, w której znajdziesz informację o tym, jakie dane osobowe obywateli Ukrainy będą przetwarzane w związku z nadaniem numeru PESEL oraz zarejestrowaniem w rejestrze obywateli Ukrainy (podstawa prawna: Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa).

Czym jest numer PESEL

To jedenastocyfrowy symbol numeryczny, który jednoznacznie identyfikuje osobę fizyczną. Numer PESEL zawiera:

  • datę urodzenia,
  • numer porządkowy,
  • oznaczenie płci
  • liczbę kontrolną.

Numer ten identyfikuje osobę fizyczną np. w systemach informatycznych: ochrony zdrowia, ubezpieczeniowych i oświatowych.

Czym jest rejestr obywateli Ukrainy

Jest to rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Zarejestrowani są w nim obywatele Ukrainy:

  • którzy wjechali na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium drugiego z tych państw,
  • którym nadano numer PESEL na ich wniosek.

Kim jest administrator danych

Administratorami są:

  1. Miasto i Gmina Pleszew z siedzibą przy ul. Rynek 1, 63-300 Pleszew, reprezentowana przez Burmistrza – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL
  2. Minister Cyfryzacji, z siedzibą w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskie 1/3:
  • odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
  • prowadzi rejestr obywateli Ukrainy, którym nadano numer PESEL.
  1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, z siedzibą w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w ramach ewidencji ludności.

Kontakt z administratorem

Z administratorem – wójtem, burmistrzem lub prezydentem miasta możesz się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji możesz się skontaktować:

  • mailowo na adres: dzs@mc.gov.pl,
  • pisemnie na adres siedziby administratora: Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa,
  • na adres korespondencyjny: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować:

Kontakt z inspektorem ochrony danych

  1. Administrator – wójt, burmistrz lub prezydent miasta wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się skontaktować mailowo na adres: iod@pleszew.pl
  2. Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:
  • pisemnie na adres: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa,
  • mailowo na adres: iod@mc.gov.pl.
  1. Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się skontaktować:
    • pisemnie na adres: ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa,
    • mailowo na adres: iod@mswia.gov.pl.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych możesz się kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

Cel przetwarzania i podstawa prawna

Celem przetwarzania danych przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta jest:

  • wprowadzenie twoich danych do rejestru PESEL,
  • udostępnianie ich w ramach tego rejestru.

Celem przetwarzania danych przez Ministra Cyfryzacji jest:

  • utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
  • prowadzenie rejestru obywateli Ukrainy, którym nadano numer PESEL,
  • udostępnianie danych w ramach tego rejestru.

Celem przetwarzania danych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji jest:

  • sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze w związku z przepisem szczególnym ustawy.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych zgromadzonych w rejestrze PESEL są:

  1. Centralny Ośrodek Informatyki – na podstawie powierzenia przez Ministra Cyfryzacji;
  2. Podmioty:
  • służby; organy administracji publicznej; sądy i prokuratura; komornicy sądowi; państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
  • osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
  • osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania twojej zgody;
  • jednostki organizacyjne, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli dane po wykorzystaniu zostaną przez te jednostki tak zmienione, że nie będzie możliwe ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą;
  • osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą, że dane posłużą do weryfikacji danych adresowych i/albo zgonu;
  • podmioty odpowiedzialne za system identyfikacji elektronicznej oraz wydające środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej ‒ w celu wydania środka identyfikacji elektronicznej (czyli narzędzia, którym możesz potwierdzić swoją tożsamość w Internecie);
  • kwalifikowani dostawcy usług zaufania, świadczący kwalifikowane usługi podpisu elektronicznego wpisani do rejestru.

Dane powyższym podmiotom udostępniają:

  • wójt, burmistrz lub prezydent miasta,
  • Minister Cyfryzacji,
  • Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji,

zgodnie z ich właściwością.

Dane osobowe zgromadzone w rejestrze obywateli Ukrainy udostępniane są:

  • Policji,
  • Straży Granicznej,
  • Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
  • Agencji Wywiadu,
  • Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
  • Służbie Wywiadu Wojskowego,
  • Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
  • Służbie Ochrony Państwa,
  • Urzędowi do spraw Cudzoziemców,
  • ministrowi właściwemu do spraw pracy,
  • ministrowi właściwemu do spraw rodziny,
  • Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
  • organowi właściwemu w sprawie świadczeń rodzinnych.

Jak długo będą przechowywane dane

Dane z rejestru PESEL, jak i z rejestru obywateli Ukrainy, nie będą usuwane.

Jakie masz prawa

Przysługuje ci prawo do:

  • dostępu do twoich danych oraz danych osób, nad którymi sprawujesz opiekę prawną (np. dzieci),
  • żądania ich sprostowania.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane do rejestru PESEL wprowadza organ gminy.
Dane do rejestru obywateli Ukrainy wprowadza organ gminy.

Obowiązek podania danych

Podanie danych jest obowiązkiem, który wynika z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.